介護施設における電子帳簿保存法への対応は？ポイントと注意点を解説

電子帳簿保存法が改正され、書類をデータで保存することが義務化されました。しかし、いつまでに対応すれば良いのだろうか、どのような書類をデータで保存すれば良いのかわからない方も多いでしょう。

この記事では、介護施設における電子帳簿保存法への対応方法やポイントについて解説します。

この記事を読むことで、介護事業所での適切な電子データの保存方法を知ることができるでしょう。

電子帳簿保存法とは？

パソコンで作成した帳簿や紙で受領した書類、メールなどで取り引きした情報を、電子データとして保存する法律です。

ここでは、電子帳簿保存法がいつから施行されるのか、またその内容について解説します。

電子帳簿保存法はいつから施行される？

令和3年度の法改正で、帳簿書類を電子的に保存する際の手続きに関する見直しが行われました。令和6年1月よりデータでの保存が義務化されますが、令和4年度の税制改正で、令和5年12月31日までの2年間は宥恕（ゆうじょ）措置が適用されることとなっています。

さらに、令和5年度の税制改正では新たな猶予措置も整備されており、この猶予措置は決められた要件を満たす場合のみ適用されます。

今後も法改正により変更点が生じる可能性があるため、常に最新の情報を収集し、内容の確認を行う必要があるでしょう。

参考：国税庁『電子帳簿保存法が改正されました』『電子帳簿保存法が改正されました〜令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜』

電子帳簿等保存

電子帳簿保存は、会計ソフトを使って作成した帳簿等を、そのままデータ保存しておく方法です。

パソコンで作成した帳簿や領収書、総勘定元帳や仕訳帳などが対象となります。

スキャナ保存

スキャナ保存は、決算関係書類を除く国税関係書類をスマホやスキャナで読み取った電子データとして保存する方法です。

契約書や領収書、送り状や納品書のような、資金や物の流れに直結する書類に関しては、帳簿との関連性を確認できるようにしておく必要があります。

電子取引データ保存

電子取引データ保存は、電子取引によって受領した電子データは、紙ではなく電子データのまま保存する方法です。受け取った場合だけではなく、送ったデータに関しても保存する必要があります。

また、あくまでもデータでやり取りをした書類が対象であり、紙でやりとりをしたものはその対象ではありません。

参考：国税庁『電子帳簿保存法の概要』『電子取引データの保存方法をご確認ください』

介護施設における電子帳簿保存法への対応

介護施設では、どのように電子帳簿保存法に対応すれば良いのでしょうか？

その対応方法を、区分別に解説します。

電子帳簿等保存の場合

電子帳簿等保存は、優良帳簿かそれ以外の帳簿かで対応が異なります。

優良帳簿の場合は、要件を満たすシステムを準備し、システムを用いて帳簿を作成します。その後、システムにデータを保存するという流れです。

それ以外の帳簿の作成に関しては、パソコンで帳簿を作成し、ハードディスクやDVD、クラウドサービスなどにデータを保存します。

スキャナ保存の場合

スキャナ保存をする書類には、「重要書類（国税関係書類で電子帳簿の対象とされる書類以外の書類）」と「一般書類（資金や物の流れに直結・連動しない書類）」の2種類があります。

スキャナ保存の様々なルールを満たして保存するためには、対応ソフト等を使用することが一般的です。要件を満たしていれば、スマートフォンやデジカメを使用して保存することもできます。

電子取引データ保存の場合

電子取引データ保存を行う際は、施設でどのようなデータを電子取引で行っているのかを把握した上で、電子取引データ保存に対応したシステムを準備します。

そして、ディスプレイやプリンターを備え付けてデータを速やかに出力できるようにしておきましょう。

また、保存する際に改ざん防止のための措置を取ることや、「日付・金額・取引先」で検索できる必要がある等、決められたルールがあります。

国税庁のホームページで制度別の保存方法について解説しているため、これから準備を始める事業所は参考にしてください。

参考：国税庁『電子帳簿保存制度特設サイト』

介護施設における電子帳簿保存法のポイント

電子帳簿保存法では、必ず守らなければならないルールが決められています。

ここでは、電子帳簿保存法に基づきデータの保存をする際に、気をつけるべきポイントを解説します。

電子取引データ保存は必ず実施する

電子帳簿等保存とスキャナ保存は、現時点では紙ベースの保存でも対応が可能です。しかし、電子取引データ保存については、今後紙だけで保存しておくことは認められません。

令和5年12月31日で宥恕措置が終了し猶予措置が始まりますが、猶予措置は電子データがあることが前提のため、今後データでの保存が必須となります。

データの真実性を担保する措置

スキャナ保存と電子取引データ保存は、タイムスタンプ付与など改ざん防止のための措置を講じる必要があります。

タイムスタンプとは、スタンプが付与された時間に電子データが存在しており、それ以降改ざんされていないことを証明するものです。電子データは、証拠を残さずに改善できる可能性があるため、タイムスタンプ等で信頼性と安全性を確保し、真実性を担保したデータを保存することが大切です。

検索機能の確保

電子データを保存する際は、検索機能を確保する必要があります。保存するデータには、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの情報を記録し、その情報を元に電子データを検索できる状態にしておかなければなりません。

検索機能の確保には、以下のような方法があります。

• 専用のソフトを使用する
• 保存する際のファイル名に3つの情報を記載する
• エクセルなどの表検索ソフトで索引簿を作成する

これらのような方法で、保存したデータの検索ができるようにしておきましょう。

参考：経済産業省『どうすればいいの？「電子帳簿保存法」』

電子帳簿保存法に違反した場合はどうなる？

介護施設においても、今後は電子帳簿保存法に基づき、電子データでの保存方法を必ず守らなければなりません。

ここでは、電子帳簿保存法に違反した場合に受ける可能性のある罰則について解説します。

青色申告の承認取消の恐れがある

電子帳簿保存法の要件に違反している場合、青色申告の承認取消が行われる可能性があります。承認が取り消されると、最大65万円の特別控除が受けられなくなります。

適切な保存が行われているか、今後改善の見込みがあるのかどうかなどを総合的に判断し、処分が決定されるでしょう。

参考：国税庁『法人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）』

会社法に基づく過料徴収の可能性がある

会社法の過料に処すべき行為に、電子的記録を提供すること、または交付を拒んだ場合は100万円以下の過料に処すると記載されています。

この法律は、帳簿や書類等が規定に則った方法で記録・保存されていない場合にも適用されます。

参考：会社法『第九百七十六条』

推計課税や追徴課税を科される恐れがある

国税関係帳簿書類に不備や誤記が多い場合は、税務署による推計課税が行われる可能性があります。

また、電子帳簿保存の隠蔽や改ざんなどの不正が発覚した際には、重加算税が10％加重されることとなります。

【まとめ】

電子帳簿保存法は、介護施設においても適用されるため、今後対策をしていく必要があります。特に、電子で取引したデータの保存を行う「電子取引データ保存」は、必ず行わなければならない項目になるので、しっかりと内容を把握し対応していきましょう。

電子データの保存が適切に行われていない場合、青色申告の承認取消や過量徴収の罰則を受ける可能性があります。

罰則を避けるためにも、電子帳簿保存法に基づき適切に電子データの管理を行っていきましょう。

関連記事

介護施設での費用は補助金で軽減できる！入所にかかる費用と補助金の種類を紹介

介護事業所のBCP策定｜期限はいつまで？策定方法は？